As reuniões não param! Dicas de programas para fazer reuniões à distância

A internet oferece inúmeras facilidades para o dia a dia de empresas de diferentes segmentos de atuação e uma delas com certeza é a possibilidade de fazer reuniões mesmo com os integrantes à distância. Uma estratégia que pode ser usada tanto para os casos em que profissionais estão no sistema home office, como para casos em que os colaboradores estão alocados em diferentes estados brasileiros ou até em outros países.

7 Dicas de programas para fazer reuniões à distância

A seguir listei 7 opções de soluções de comunicação à distância, algumas são gratuitas e outras pagas. As alternativas variam desde as mais informais – que são usadas em contextos pessoais também – até as mais profissionais para reuniões virtuais que demandam mais recursos. Leia com atenção para identificar quais são os melhores recursos para a sua organização.

1 – Skype

Certamente a opção mais conhecida dessa lista, o Skype, é uma ferramenta que permite a troca de mensagens e conversas via Voip. Através de sua interface é possível realizar reuniões e treinamentos à distância. A versão gratuita permite usar recursos como compartilhamento de tela e oferece conexão com até 20 participantes.

O Skype for Business (versão paga do Skype) permite se conectar com até 250 participantes na mesma chamada. É importante esclarecer que as conversas são grátis, mas há cobrança em ligações realizadas para telefones convencionais.

2 – Webex

Ótima solução não somente para a realização de reuniões de equipes, mas também para o treinamento de colaboradores à distância e realização de coletivas de imprensa. A interface oferece opções de demonstrações e apresentações de produtos e serviços.

Essa plataforma permite a sua personalização de acordo com as necessidades corporativas. Mais informações sobre valores dos planos disponíveis somente podem ser obtidas junto ao departamento comercial da Webex.

3 – Hangouts Meet

O Hangouts Meet é um programa do Google que permite realizar reuniões por vídeo agilizando o dia a dia das empresas. Tem versão gratuita e paga com recursos premium, cabe a cada gestor avaliar o quanto é válido fazer esse investimento. Essa ferramenta conta com recursos bem interessantes como fazer o agendamento de reuniões, realizar o compartilhamento de arquivos e enviar lembretes para os envolvidos.

4 – Zoom Meetings

Essa ferramenta foi criada para atender a demandas corporativas e permite fazer reuniões virtuais entre duas ou até 500 pessoas, disponibiliza ainda a possibilidade de fazer webinars para até 10 mil pessoas. Nessa plataforma é possível compartilhar arquivos, apresentações entre outros conteúdos. Em sua versão básica é gratuita, mais uma vez ressalto que vale a pena estudar a necessidade de adquirir a versão paga.

5 – GoToMeeting

Uma excelente alternativa para as companhias que precisam de uma plataforma com viés mais profissional para a realização de reuniões online. A plataforma faz parte do portfólio da Citrix que também oferece ferramentas como GoToTraining e GoToWebinar, reconhecidas por sua qualidade. É possível estabelecer comunicação com grupos de até 25 pessoas. Verifique as opções de planos disponíveis, é uma alternativa econômica.

6 – TreinaTom

Por ser uma empresa brasileira, a TreinaTom, oferece suporte em português, algo que pode agilizar a dinâmica do dia a dia de uso de programas de comunicação. A plataforma E-Genial tem planos com preços estabelecidos de acordo com o número de participantes e recursos necessários. Pode ser usada para realizar treinamentos e reuniões à distância podendo suportar a conexão de 15 a 35 pessoas.

7 – Trello

Embora o Trello não seja necessariamente uma ferramenta para realizar reuniões por vídeo, pode ajudar na troca de informações entre os membros da equipe. Trata-se de uma plataforma focada no trabalho colaborativo em que os participantes do projeto podem atualizar o status do cumprimento de suas tarefas continuamente.

Nessa interface é possível fazer o upload e compartilhamento de arquivos, com uma organização visual baseada em cartões coloridos fica fácil saber o que cada membro da equipe está fazendo e quais são as etapas que estão liberadas. O Trello conta com versão gratuita e paga, depende de quais recursos a sua companhia necessita.

Trabalho à distância com uma boa dinâmica

O uso de plataformas de reuniões e compartilhamento de tarefas online permite estabelecer uma boa dinâmica para as organizações que apostam cada vez mais no home office. Além de ser uma solução que impacta na qualidade de vida dos profissionais também é uma alternativa válida para a redução de custos para manter a estrutura corporativa.

Como os recursos de comunicação pela internet estão cada vez mais desenvolvidos se tornou relativamente simples manter o andamento de projetos em equipe ainda que cada indivíduo esteja num local diferente. O mais importante no estabelecimento dessa troca virtual é que se mantenha um bom diálogo entre os colaboradores. A troca de informações é essencial para manter todas as atividades em dia.

Fonte: Marcus Marques